Ari Oskarsson - Litt om alt…

Jeg har store problemer med å huske personnummer til barna, og regnummer til bilene mine o.l.
Jeg har tidligere brukt notat feltet i outlook, som blir synket over på mobilen for å huske slike ting men etter at jeg gikk over til google og Gmail så har jeg funnet på ett nytt system. Jeg sender en e-post til meg selv med emne prp, og i denne e-posten så noterer jeg ned alle detaljer jeg må huske. Jeg bruker koding, da jeg ikke ønsker at personnummeret til min datter skal være tilgjenglig på nettet og i Gmail, (jeg legger til ett bestemt tall til alle tallene) og dermed trenger jeg bare å søke på mailen i gmail, og vips så får jeg opp huskelisten min uansett hvor jeg er. Og har jeg ikke tilgang til Gmail via PC’en, så har jeg 9 av 10 ganger tilgang via Edge på mobiltelefonen.  Grunnen til at jeg bruker prp er bare for at det skal være enkelt å søke frem via mobiltelefonen. Trykker jeg tre ganger på 7 tallet på min mobil så kommer automatisk prp opp, og siden prp er noe som ikke finnes i noen andre e-poster jeg har liggende i Gmail, så kommer bare dette treffet opp !

Dersom jeg skal legge til eller endre data i eposten så er det enkleste å søke frem e-posten, for deretter å kopiere innholdet (teksten) så slette den og opprette ny e-post med emne prp.

Sikkerhet. En god regel er at man skal være forsiktig med alt som heter passord og pinkoder på nettet, derfor bruker jeg en enkel kode i tillegg til at en må vite hva en skal søke etter for å få opp infoen min. Dette er uansett tryggere enn å bruke notatfeltet i mobiltelefoen, da det ikke var kode på denne. Har du muligheten til å innstallere program med pinkode så er jo det det beste, men det funker ikke for meg, da jeg ønsker at dette skal være tilgjenglig overalt og uansett hvilken pc eller mobil jeg bruker.  Husk bare at Gmail Mobile “husker” brukernavnet og passordet ditt, så “alle” som har tilgang til din mobil kommer inn på din Gmail som standard.

Helt i bunn i innboks vinduet er det en link som heter “forenklet html”. Den er litt vanskelig å se så det er mulig du må lete litt. Ved å klikke linken, så lastes Gmail opp på nytt, men nå i sterkt forenklet hmtl visning.
Denne hjelper deg stort dersom du sitter på en treg linje , eller på en veldig treg pc, eller en du bruker en eldre versjon av en nettleser eller en nettleser som ikke fullt ut støtter Gmail.

Hva er forskjellen mellom standardvisningen og den forenklede HTML visningen spør du deg selv? Dette er klippet fra hjelpsiden til Gmail:
Standardvisningener det du ser når du logger deg på Gmail fra en webleser som støttes fullt ut.Hvis du ikke har tilgang til en webleser som støttes fullt ut, vil vi likevel at du skal få tilgang til Gmail. Derfor har vi utviklet en forenklet HTML-visning av tjenesten som er kompatibel med nesten alle weblesere. Hvis du logger deg på Gmail med en webleser som ikke støttes fullt ut, blir du automatisk tatt til den forenklede HTML-visningen.

Den forenklede HTML-visningen er forskjellig fra det du er vant til fordi følgende funksjoner ikke er tilgjengelige:

• Filteroppretting
• Innstillinger (inkludert Videresending og POP)
• Stavekontroll
• Hurtigtaster
• Autofullføring av adresser
• Tilpassede Fra-adresser

Hvis du vil ha tilgang til disse funksjonene, må du logge deg på Gmail fra en webleser som støttes fullt ut, og kontrollere at informasjonskapsler og JavaScript er aktivert.

Hvis du blir sendt til den forenklede HTML-visningen av Gmail, men likevel vil prøve å bruke standardvisningen av Gmail, kan du gå til http://mail.google.com/mail?nocheckbrowser. Vær oppmerksom på at standardvisningen kanskje ikke fungerer hvis webleseren ikke støttes, selv via denne koblingen.

Ett område som søkemotoren til Gmail svikter på er e-poster uten etiketter (labels). Dersom du skal søke på e-post uten etikett(er) så må du legge inn -labell:”etikett”. Men problemet er at du må legge inn ALLE etiketene dine.

Dette høres i utgangspunktet ikke ut som noe problem , men det er viktig dersom du har jobb e-post og privat e-post blandet sammen, da utgående e-post ikke får noen etikett som standard. Løsningen er å lage ett filter som oppretter etikett på utgående e-poster (fyll bare ut fra feltet når du oppretter filter) og angi så en etikett. Da vil e-post som du ikke har fått svar på få tildelt en etikett. Husk at du bør opprette filter og dertil tilhørende etikett for alle e-post adresser som du har lagt opp som avsender adresse i Gmail.

En annen “skjult” funksjon i gmail er Personnivåindikatorer. Dette må aktiveres i Innstillinger –> Generelt –> Personnivåindikatorer. Det som skjer er at du da får en ekstra rad i visningen som indikerer om mailen er sendt direkte til deg eller om du er angitt i kopi feltet. Dette er ett bra verktøy i en hektisk hverdag da de viktigste e-postene ( for meg !) er de som er sendt direkte til meg.

Her er Gmails egen beskrivelse av funksjonaliteten: Vis en pil ( › ) for meldinger som er sendt til min adresse (ikke en adresseliste), og en dobbeltpil ( » ) for meldinger som er sendt bare til meg.

Nå har det kommet ny versjon av Gmail på mobilen. Dette er en liten javaapplikasjon som gir deg full tilgang til mailen din ! Nå har den kommet i norsk versjon!!

Den kan lastes ned til din mobil ved å peke nettleseren på din mobil tilhttp://gmail.com/app.

Har du allerede den gamle versjonen installert med engelsk språk, så tremger du ikke å fjerne denne først, bare installer den nye.

Da har endelig Google lagt til diagram! Dette er en svært etterlengtet funksjon, som jeg har begynt å teste! Jeg kommer tilbake til mer etter testingen !

Dersom du ikke har tilgang til charts / diagrammer, bytt språk til us-english !

Jeg har enkelte kollegaer og venner som har reagert på at Gmail ikke viser nøyaktige klokkeslett. Dersom du trenger å se dette, så hold ganske enkelt musen over datoen, så dukker dato og tid opp helt nøyaktig ! Dette trikset virker på alle datoene som Gmail angir.

Det finnes en “hemmelig” måte å slette via tastaturet i Gmail!.
Den er enkel å huske, det er shift + 3 = #  !!

Så marker e-posten(e) du vil flytte til “trash” og  hold shift nede + tallet 3 ! Volia !

[Edit] - Denne snarveien er nå offisiell !

Husk at du må aktivere tastatursnarveier i innstillinger/settings !

Det er mye som er genialt i Gmail, men det noe av det beste er søk boksen. Den lar deg søke på avsender,mottaker emne og tekst. Men den kan brukes til mye mer!

For å finne epost som du har sendt men ikke fått svar på fra en kontakt, så kan du skrive følgende i søkeboksen: to:navn -to:me (bytt ut to med mottakeren, eksempelvis kåre). Dette er ett genialt triks for å følge opp mail du savner svar på.

Spamfilteret til Gmail er veldig bra, men det det sniker seg inn feil der en gang i blant. En enkel måte å sjekke ut dette på er å søke på følgende: “in:spam to:me navnet ditt” ( skriv navnet ditt) (Alternativ 2 er å legge inn aøå). For meg så blir søket da “in:spam to:me Ari“. Hensikten her er å søke etter e-post som har havnet i spam folderen som er sendt kun til deg og som inneholder fornavnet ditt. Det er sjelden spammere legger inn fornavnet ditt i teksten. Du kan selvfølgelig bytte ut navnet ditt med andre ting dersom du føler det funker bedre. Ønsker du å sjekke spamfilteret kun for e-poster sendt fra norske domener kan søke på “in:spam to:me from:*.no Ari“. Da kan du velge å ta bort navnet ditt. I mitt tilfelle blir det da “in:spam from:*.no“. Stjernen indikerer at den søker etter alle alle e-poster som ender på .no som ligger i spam.

Husk da å ikke bruke “rapporter spam” knappen på reklame som er sendt til deg, de e-postene kan du slette i stedet!
En enkel måte å huske disse søkene på er å sende mail til deg selv fra gmail med emne [søk] og de søkene du bruker, så trenger du bare å søke etter [søk] i søkeboksen så finner du eposten med huskelisten med en gang. Ett annet alternativ er en extension til FireFox som heter persistent search, -den kommer jeg tilbake til senere!

Andre søkemuligheter er:

• from:Ari -finner e-post fra Ari
• to:Ari -finner e-post sendt til gutta
• subject:moro -finner e-post med emne som inneholder “moro”
• label:moro -finner e-post merket “moro”
• In:anywhere -leter i alle mappene (også i trash, spam og archive)
• before:2007/01/01 (ÅÅÅÅ-MM-DD) -finner e-post eldre enn 1. januar. After kan også benyttes.
• - (minus) Ari Viser treff som ikke inneholder Ari
• OR (store bokstaver - eller) f.eks to:ari OR to:henriette
• has:attachement Har vedlegg eksempel from:ari has attachment
• filename: kan brukes om filnavn eller filtype : Eksempelvis “from:ari filename:pdf” eller “from:ari filename:demo.pdf”
• “” brukes for å søke etter nøyaktig frase ( brukes når det er flere søkeord) eks: “her er rapporten”
• “in:inbox” eller “in:trash” eller “in:sent” eller “in:spam”
• “is starred” eller “is:unread” eller “is:read”
• “cc” eller “bcc” angir om du vil søke i kopi feltet eller skjult kopi feltet.
• Husk at uansett hvilket språk du benytter i Gmail så søker du etter e-poster på engelsk!!

Denne posten vil bli oppdatert etter hvert som jeg kommer på mer eller besvarer spørsmål fra venner kolleger og bekjente på bruken av GMAIL.

MERK: Jeg prøver å konsekvent bruke den norske oversettelsen av Gmail, så benytt innstillinger –> Norsk.

Hvorfor bruke GMAIL.
Disclaimer: Jeg har ikke brukt eller testet andre web mail klienter enn Runbox. Hva HOTMAIL og Yahoo Mail har klart å legge inn av funksjoner kjenner jeg ikke til, så denne posten er ikke å anse som en test, rett å slett som en oppramsing av positive og negative sider av GMAIL.
Denne listen er vel for dem som sitter med en webmail klient som de ikke trives helt med og som vurderer å bytte.
Jeg har brukt GMAIL i over ett år, og lister her ut en del fordeler med å benytte GMAIL.

Søk
I GMAIL så kan man søke lynraskt på alle e-poster. Man trenger ikke å indeksere eller gjøre noe aktivt for at søket skal virke. Det bare virker. I tillegg til å søke på ALLE felter i eposten, kan man benytte seg av advanced search for flere kriterier. Denne funksjonen er VELDIG bra og må bare prøves.

Jeg har lagt ut noen enkle søkebeskrivelser her: http://www.aoskarsson.com/2007/03/23/gmail-search/

Automatisk adressering
Dette er faktisk den funksjonen som fikk meg til å bytte til GMAIL. Jeg opplevde det som veldig tungvint å måtte lagre alle mine kontakter fra folk jeg ville sende e-post til. I GMAIL funker det på samme måte som i outlook, dvs har du sendt eller mottat e-post fra noen, så kan du bare taste inn de første bokstavene så dukker de opp på listen. Kontaktregisteret i Gmail er ikke å anbefale, men siden adresseringen er automatisk og søk funksjonen etter mailhistorikk er så bra så dekker det mitt behov for kontakter. Alle mine kontakter har jeg lagt i Highrise. Mere info om Highrise kommer i egen post.
Stavekontroll
Man kan benytte stavekontroll på e-posten uavhengig av nettleseren. Dette er veldig praktiskt ved bruk av språk man ikke bruker til daglig. For å bytte språk så synes jeg den enkleste måten er å bytte gmail språk via innstillinger (settings), men man kan også velge språk fra drop down listen for retting. Norsk er inkludert. Den funker bra men den er ikke helt oppdatert. F.eks så uthever den “fra” som feil.
Lagring
Man får tildelt for tiden 2.8 GB med plass på serveren for mail . Det er så mye plass at mange benytter plassen til å også lagre filer. Eneste risikoen her er at den dagen du har 2.7 GB med mail hos google så bytter du aldri bort den muligheten, ergo så kjøper du da en konto når de tilbyr det i fremtiden. Plan B er å laste ned e-postene via Pop3 og beholde på serveren. Da har du alle e-postene lagret lokalt også.
Kalender

Du får tilgang til Google Kaleneder når du oppretter en konto hos Gmail . Søk etter kalendre i søkboksen for å finne poster jeg har skrevet om Google Kalender. Ved å benytte US-English som språk så er det tettere integrasjon mellom kalender og Gmail. Da kan du opprette møter o.l. direkte fra Gmail.
Tilgjenglighet
Ved å samle all eposten din (alle epost adressene dine ) på ett sted så kan du fra hvor som helst i verden med tilgang til internett sjekke epost samt søke i gamle. Det enkleste er å opprette videresending fra de andre e-postadressene dine til Gmail, men ved å sette språk til US-English så får du tilgang til Gmail Fetcher. Denne kan hente mail fra andre e-post kontoer du har, slik at du får alt samlet ett sted. Jeg har 5 e-post adresser som alle går rett inn i Gmailen min. Ved å kombinere dette med filtre og etikketter, så er det enkelt å holde de ulike epostadressene fra hverandre.
Vedlegg
Gmail håndterer 10 mb som maks per vedlegg. Dette holder stort sett for meg. Dersom jeg skal distribuere flere filer benytter jeg box.net.
I tillegg så er det en AJAX kontroll som håndterer vedlegget, dvs at straks du har lagt til ett vedlegg så begynner den å laste opp vedlegget. Dette er veldig praktsikt når du skal laste opp flere vedlegg, den er sannsynligvis ferdig med å laste opp det første før du har lagt til den neste (Avhengig av størrelsen). Det er automatisk viruskontroll på alle vedleggene. Gmail tillater ikke at du sender exe filer som vedlegg, og det hjelper som regel ikke å endre filetternavn til noe annet enn .exe. Gmail oppdager det uansett og gir deg en feilmelding.
Hastighet
Gmail er treg på oppstart men etter det så er det stort sett lynkjapp. Tastatur snarveier og logiske plassering av knapper og nye måter å gjøre ting på gjør at GMAIL oppleves som en svært rask epostleser. I tillegg så er selve brukeropplevelsen redefinert i forhold til Outlook.
Nedetid
Siden dette er en webapplikasjon så er man sårbare for at alt virker hos leverandøren. Der må jeg bare si at jeg kun har opplevd minimale problemer som aldri har skapt problemer for meg. Husk også at Gmail er en internett applikasjon. Ingen internett tilgjenglig ingen mail. ( Alternativer er å benytte Gmail over mobilen, eller å benytte Google Desktop Search og aktivere indeksering av Gmail,- Da får du tilgang til eposten din offline.)
Visning
Rett og slett enkel og genial. Funker som bare F. Google gjør rett som det er små endringer som bare gjør det bedre. Konversasjonsvisningen krever litt tilvenning, men etter å ha vendt seg til den så blir Outlook ubruklig. I tillegg så gir Gmail deg beskjed dersom tråden (konversasjonen) blir oppdatert mens du skriver ditt svar.
Print
Utskriften er helt ok, det kommer en stor og fet Google logo på hver eneste utskrift, men det plager ikke meg.

Språk (Norsk)
Jeg er vel ikke helt enig med oversettelsen, slik som “starred” har blitt stjernet. Det hadde vel vært bedre med “Uthevet” eller “Markert”…. Men men, den er i det minste tilgjenglig på norsk med dertil tilhørende norsk ordliste.
Tastatur snarveier / Hurtigtaster
Veldig mange av funksjonene kan gjøres via tastaturet. Husk å gå på innstillinger og aktiver hurtigtaster!
Videresending av e-post
Dersom du har lagft opp til at Gmail mottar e-post fra ulike kontoer kan du enkelt sette opp at du svarer fra den adressen du mottok mailen, slik at avsenderen aldri ser at du bruker Gmail !!! Fint hvis du vil skille privat og jobbmail men vil sjekke alt samme sted. For å sette opp automatisk bruk av mottaker adresse som avsender, så må dette aktiveres i innstillinger –> kontoer –> Når jeg mottar en melding sendt til en av mine adresser: Svar fra den samme adressen som meldingen ble sendt til.

Chat
Google talk er en IM klient på samme måte som messenger. Fordelen er at her kan den benyttes uten installering, og det som du skriver blir indeksert og søkbart på samme måte som eposten. Genialt når du sitter på en annen PC enn din egen , og bare skal sjekke mailen og så kan du chatte direkte da Gmail viser statusen til den du velger som mottaker.